A Assembléia Geral, realizada em 10 de abril de 2000, na administração do Presidente Jeronymo Ferreira Alves Netto, resolveu implantar o site do Instituto.
Foi solicitado o registro na FAPESP do domínio www.ihp.org.br e obteve-se de NetPoint Informática Ltda a oferta de hospedagem.
A 19/04/2000 foi apresentado o projeto de elaboração do site aos responsáveis de Dataplace-Datagraph, para a parte institucional, e de SerraPlan Informática, para a parte de pesquisa e de interação com banco de dados.
A 25/04/2000 foi oficialmente criado o domínio www.ihp.org.br na FAPESP.
Por força de custos, decidiu-se dividir a implantação do site em duas etapas, de início tratando-se da parte institucional e posteriormente dos instrumentos de pesquisa.
A 17/05/2000 foi aprovado o orçamento de Dataplace-Datagraph.
A 21/05/2000 começaram as experiências já com o esboço do site na rede, em acesso privado.
A 10/07/2000 o abastecimento e a atualização das páginas, ainda experimentais, passaram a ser feitos diretamente pela coordenação do site em conjunto com Dataplace-Datagraph.
A 16/07/2000 as experiências já estavam sendo feitas com 20 itens na página de Trabalhos.
A 30/07/2000 foi colocado à disposição do Presidente o acesso ao site para exame do esboço completo da etapa inicial elaborada, ainda com páginas experimentais e 34 itens na página de Trabalhos.
A 31/07/2000 providenciou-se a passagem do site para o acesso público, em seu endereço oficial.
A 03/08/2000 foi ativado o contador de visitas por TheCounter.
Em julho de 2001 foi desativado o contador de visitas por TheCounter, dadas as alterações feitas pelos responsáveis por tal entidade, que impunham alteração do esquema da página de abertura do site e em novo programa criavam custos para o IHP.
Durante o tempo de funcionamento do controle apurou-se ocorrer a média de quatro visitas diárias ao site, tendo-se encerrado o contador com mais de mil e seiscentas visitas, ainda não completado o primeiro ano do aparecimento do IHP na Internet.
Os estudos para a efetivação da segunda etapa do site, referente à criação dos instrumentos de busca, se desenvolveram durante o segundo semestre de 2001. Em novembro foram concluídas as tratativas com SerraPlan Informática e iniciaram-se os trabalhos técnicos que iriam possibilitar, dentro de cerca de um mês, o acesso público à pesquisa avançada em todas as páginas do site.
Depois de testes internos realizados durante dezembro seguinte, a 09/01/2002 foi colocado no ar o instrumento de pesquisa para a ampliação das experiências. Os resultados do funcionamento da pesquisa estiveram à altura do desejado, permitindo iniciar-se a fase de adaptação definitiva de todos os arquivos do site aos requisitos do novo instrumento, de tudo cientificado o Sr. Presidente.
Na reunião de 14/01/2002 foi oficialmente anunciada aos sócios a ativação da pesquisa do site, embora ainda em estágio de complementação.
A 23/01/2002 foi entregue à coordenação do site a direta e independente administração dele, assistida sempre que necessário por SerraPlan Informática, adaptados todos os arquivos que já o compunham e fornecidas as instruções quanto à criação dos novos.
Na reunião de 11/03/2002 foram apresentados dez exemplares impressos de extrato de páginas do site, para arquivo de um deles na Secretaria do Instituto e distribuição dos demais aos sócios não possuidores de Internet. O projeto é o de que cada mês tenha o seu extrato, com as páginas novas, as efemérides do mês em curso e do seguinte e os trabalhos incluídos desde o extrato anterior. A quantidade de exemplares a imprimir, além do da Secretaria, ficou a ser estudada.
A 26/05/2002 passou a vigorar o Protocolo de Compromisso de Recíproca Inclusão de Links, criado pelo Instituto e aprovado por sua diretoria no mesmo mês, cujo modelo consta da página de Links.
A 03/06/2003 tornou-se inacessível o site, por força do encerramento da NetPoint Informática Ltda. Passou-se imediatamente a elaborar a transferência dele para provedor que possuísse o programa (ColdFusion) necessário ao funcionamento do site com o instrumento de pesquisa.
A 20/06/2003 foram concluídas com sucesso as etapas técnicas para a volta do site ao ar, hospedado na Acesso a Internet Rápido Ltda., Taho, infoserra.com.br. As atualizações das páginas foram então retomadas.
O correio da coordenação do site, ihp@ihp.org.br, foi reativado a 26/06/2003.
No final do ano de 2006, começaram-se a organizar as idéias para o necessário desenvolvimento do site.
A 11/09/2007 foi dirigido à Presidência, um resumido e básico projeto visando à finalidade acima, nos termos da cópia abaixo.
Petrópolis, 7 de setembro de 2007
Ao: Ilmo. Sr. Dr. Joaquim Eloy Duarte dos Santos
DD. Presidente do Instituto Histórico de Petrópolis
Ref. Projeto de Desenvolvimento do site www.ihp.org.br
Senhor Presidente
Desde a inauguração o site do Instituto Histórico de Petrópolis vem sendo atualizado e aperfeiçoado exclusivamente pelo coordenador, salvo evidentemente o conteúdo das mensagens da diretoria, das efemérides, das notícias e dos trabalhos incluídos.
Tal concentração de atividade não é boa, seja do ponto de vista da regularidade de edição do site, especialmente pelo caráter de ser ele o veículo digital de uma instituição respeitável, seja, sobretudo, pela necessidade sempre ocorrente do enriquecimento, da evolução e do desenvolvimento técnicos dele.
No estágio atual, nosso site tem algumas limitações na inserção de arquivos e um constante travamento do sistema quando de um maior número de acessos para pesquisa.
Com base nestes pressupostos, apresentamos resumidamente o presente projeto, visando a abrir a discussão e colher elementos para uma sua melhor elaboração.
Preliminarmente é bom que se mostrem, em linhas amplas, os objetivos principais procurados, independentemente dos caminhos para os atingir, que serão depois explicitados.
1. Aprimoramento da manutenção da forma e do conteúdo do site. Na forma, ampliando-o em sua capacidade técnica com a possibilidade de uma mais eficiente e segura inserção de material, até mesmo com a possibilidade de novas páginas para elementos iconográficos e de representação documental. No conteúdo, com a renovada revisão dos textos, para correção da digitação, e uniformização dos critérios de indexação e das siglas adotadas para identificação dos arquivos, bem como dos controles a eles relativos, quanto a versão, tamanho, data de inclusão e outros dados essenciais.
2. Pesquisa, em atas das reuniões do Instituto e demais documentos disponíveis, para a recuperação e complementação de informações como a composição e duração de mandato de todas as diretorias do Instituto e também a indicação de todos os associados que por ele passaram ao longo do tempo.
3. O maior número de pessoas envolvidas na efetivação dos objetivos anteriores constitui mais um alvo, posto que a regularidade do funcionamento do site não dependerá de um único membro do Instituto, bem como que a participação de outros integrantes da entidade e de pessoas jovens capacitadas e não participantes de seus quadros será importante instrumento de preparação do futuro da associação.
4. Por último e quase como síntese dos grandes objetivos considerados, desejamos um site mais completo, informativo e dinâmico na divulgação da história da cidade e em geral e estaremos integrando instituições e pessoas para uma proveitosa troca de experiências e real contribuição à cultura petropolitana.
A seguir, resumidamente, especificamos o projeto no tocante a medidas concretas a serem assumidas.
Criação de um grupo para tratar permanentemente do desenvolvimento do site, em especial em sua primeira fase, quanto aos seguintes tópicos:
– Estrutura – complementando as informações já existentes com a consignação de todas as diretorias e datas dos respectivos mandatos e de todas as pessoas que já foram associadas ao Instituto, por pesquisa em suas atas e em seus arquivos;
– Revisão dos arquivos de controle das peças do site – para uniformização do que não estiver coerente com as siglas de autoria e de indexação dos trabalhos;
– Revisão dos arquivos de histórico das páginas do site;
– Estabelecimento de controle dos e-mails recebidos e as respostas, possibilitando, sobretudo, o pronto atendimento das solicitações dirigidas à instituição;
– Verificação dos links e de sua conformidade com o protocolo criado pelo site, bem como a ampliação dos contatos permanentes com entidades congêneres que disponham de tal veículo de comunicação;
– Constante preparo e atualização da página de notícias, com abrangência também à matéria histórica existente no âmbito externo do Instituto;
– Revisão e atualização da página efemérides;
– Apoio à Diretoria para a edição de mais freqüentes mensagens;
– Desenvolvimento e acompanhamento do site quanto ao aspecto técnico do seu funcionamento, especialmente no que toca ao instrumento de busca;
– Estudo da possibilidade de inclusão de novas páginas, como por exemplo, a de uma galeria de fotos e outras iconografias.
Para a realização das tarefas citadas, o proposto grupo seria composto de membros (2 ou 3) do Instituto, responsáveis principais pelo site, de uma equipe de estudantes de História e de outra de Informática da Universidade Católica de Petrópolis, conforme convênio a ser estabelecido.
Esperando atento estudo da Diretoria e o deferimento do presente projeto, subscrevemo-nos
atenciosamente
Arthur Leonardo de Sá Earp – coordenação de www.ihp.org.br
O Sr. Presidente Joaquim Eloy Duarte dos Santos baixou, a 20/09/2007, a Portaria nº. 18/07, criando grupo de trabalho e constituindo-o em comissão para execução do aprovado projeto, segundo segue:
PORTARIA N° 18/07
NOMEIA GRUPO DE TRABALHO
O Presidente do Instituto Histórico de Petrópolis, no uso de suas atribuições estatutárias, atendendo a projeto do Associado responsável pelo “site”, Arthur Leonardo de Sá Earp
R E S O L V E
nomear os Associados Titulares ARTHUR LEONARDO DE SÁ EARP, JERONYMO FERREIRA ALVES NETTO e PATRICIA FERREIRA DE SOUZA LIMA para comporem Comissão destinada ao trabalho de aprimorar, atualizar e desenvolver o “site” www.ihp.org.br, sob a presidência do Associado Arthur Leonardo de Sá Earp.
Petrópolis(RJ), 20 de setembro de 2007
(ass.) Joaquim Eloy Duarte dos Santos
Presidente
Para início dos trabalhos a comissão ajustou uma primeira reunião para o dia 28/09/2007.
Seguiram-se vários encontros entre os membros da comissão, para entrosamento das idéias a propósito das etapas a executar, e reuniões com o Sr. Reitor da Universidade Católica de Petrópolis e com os coordenadores dos cursos de História e de Engenharia.
Em novembro de 2007, foi apresentado à Reitoria da UCP um esboço de termo de cooperação na forma abaixo:
“(Esboço do) ACORDO DE COOPERAÇÃO entre a Instituição de Ensino Superior, Universidade Católica de Petrópolis, representada por seu Reitor, Padre José Maria Pereira, e o Instituto Histórico de Petrópolis, representado por seu Presidente, Professor Joaquim Eloy Duarte dos Santos, doravante denominados partes, quando se tratar de tema comum a ambos, conforme as seguintes cláusulas.
1ª – Constitui objeto do ACORDO DE COOPERAÇÃO a concessão pela Instituição de Ensino, a alunos regularmente matriculados e freqüentes, da oportunidade do exercício de atividades relativas às matérias dos cursos de História e de Informática.
2ª – As atividades mencionadas visarão ao desenvolvimento e à manutenção do site do Instituto, www.ihp.org.br, e à melhor integração dos envolvidos na comunidade petropolitana e na sociedade científica como um todo.
3ª – A definição das atividades, respeitados fielmente os objetivos estatutários das partes, será estabelecida pelos Coordenadores dos citados cursos e pela Comissão de Desenvolvimento do site do Instituto, submetida à aprovação dos representantes das partes.
4ª – Incumbirá às Coordenadorias dos cursos mencionados a seleção dos alunos que se dedicarão às atividades definidas, bem como a avaliação e outros efeitos de natureza acadêmica do que eles executarem.
5ª – Todo aluno selecionado firmará Termo de Compromisso com as Coordenadorias e a Comissão citadas, segundo instrumento por estas estabelecido e vinculado ao presente Acordo.
6ª – A prática versada neste Acordo não será remunerada, não gerará qualquer vínculo empregatício nem obrigará a contratação de seguro de acidentes pessoais, posto que realizada como qualquer outro exercício acadêmico, no âmbito da Instituição de Ensino.
7ª – A duração do Termo de Compromisso será fixado pelas Coordenadorias e pela Comissão.
8ª – A Instituição de Ensino se compromete a divulgar entre os alunos matriculados a existência deste Acordo e a informar ao Instituto qualquer irregularidade que ocorra quanto à situação universitária de aluno subscritor do Termo de Compromisso referido.
9ª – O presente acordo terá vigência por prazo indeterminado, podendo ser rescindido a qualquer tempo, por conveniência da parte que isto declarar, respeitado o prazo indispensável para a conclusão da atividade que as partes considerarem essencial a não prejudicar uma delas.
10ª – Por termo aditivo de procedimento idêntico à formação deste Acordo, o presente poderá ser modificado, no sentido de aperfeiçoar sua aplicação.
11ª – Para dirimir dúvidas ou controvérsias oriundas do Acordo, as partes elegem o foro da Comarca de Petrópolis, RJ, com expressa renúncia de qualquer outro, por mais privilegiado ou especial que seja.
Assim, justos e acordados, firmam este instrumento em duas vias de igual teor e forma, para um só e mesmo efeito.”
Paralelamente estabeleceram-se contatos com a Serraplan Informática Ltda., para retorno de sua assessoria ao site, especialmente para o desenvolvimento pretendido e substituição do provedor, considerando-se os problemas técnicos ocorridos na Infoserra e a não atualização por esta do programa ColdFusion, básico à ferramenta de pesquisa.
Em fevereiro de 2008 foi apresentada pela Serraplan a proposta de manutenção e desenvolvimento. Foi ela aprovada pela Diretoria do Instituto em março seguinte.
Com os trabalhos de migração dos arquivos e correção de alguns problemas técnicos, o site passou a ter hospedagem no provedor Porta 80. A 24/06/2008 a coordenação assumiu a nova administração do site e passou a contar com melhores instrumentos de informática para o desenvolvimento proposto.
A 24/10/2008 foram postas para uso externo as novas versões da página de abertura e da navegação pelo site, elaboradas em sintomia com o sistema já existente, com o objetivo de fazer o desenvolvimento em passos bem assimiláveis pelos antigos pesquisadores e visitantes.